【to総務】今更聞けないメール対応　中編

皆さまこんにちは！テラスの田中です。

前回から、今更人には聞けないメールマナーについて
おさらいがてら調べているのですが
細かく気をつけると結構いろいろと
考えることがあります…。

無意識に達成できているように
気をつけていきたいですね！

では早速続きです♩

④To/CC/BCCを間違えない

宛先は３種類の送り方があります。

To：直接対応をする相手（メインの宛先）
CC：情報を共有したい相手で、TOの受信者にも知らせたい相手
BCC：情報を共有したい相手だが、TOとCCの受信者には隠したい相手

基本的にはToとして、１人の相手に送りますが
同時に複数人に同じ内容を送りたいときに便利です。
CCは名前を公開してもいい相手、BCCはブラインド(blind)として
不特定多数など、送るメールアドレスや名前を非公開にして
送りたいときに大変便利です。

これを間違えてしまうと、情報漏洩となる場合もあるので
便利ですが最新の注意を払ってくださいね！

⑤わかりやすい件名を使う

一度に大量のメールが箇条書きでストックされる際、
件名で内容が一発でわかるのは相手にとってとてもありがたいです。
長くなりすぎず簡潔に内容を伝えましょう。
敬語よりかは体言止めのように、意味が迅速に伝わることが重要です。

⑥相手の会社名・名前→自社の署名まで簡潔にまとめる

冒頭はまず、相手の会社名と氏名です。
そして簡単なご挨拶をしたのち、本文となります。

忘れがちなのが署名です。
自分の情報を一括で伝えることによって
メール返信以外の方法でも相手が連絡しやすいですよね。

これがないと、名刺をいちいち取り出したり
場合によってはスルーされてしまうかもしれません。
電話や住所など、署名も末尾に添えることを忘れずにしましょう。

以上となります。

ただこの通り守るという意識ではなく
なぜそうすることが必要なのか？まで考えつけば
自然と身に付くような気がします♩

では実はいよいよ後編です！