【to総務】今更聞けないメール対応  後編

皆さまこんにちは!テラスの田中です。

3回シリーズとなってしまったメールマナー講座ですが
実践できておりますでしょうか?

ラストの本日は、「添付ファイル」にまつわるマナーを
ご紹介したいと思います!

では早速見て参りましょう♩

【to総務】今更聞けないメール対応  後編

添付ファイルを送りたい場合、いくつか気をつけたいことがあります。

❶容量
容量が大きいと、添付したメールデータ自体が重くなり
相手のPCに負担がかかってしまいます。
少し大きいデータの場合、ZIPファイルに圧縮する、もしくは
大容量ファイル転送サービスを利用すると賢いです。
※中には、大容量ファイル転送サービスの使用が禁止されている
会社もあるので、注意が必要です。

❷ウイルス感染
添付ファイル自体のウイルス感染がないかの確認も重要です。

❸添付漏れ
添付します、と言っておきながら添付を忘れるケアレスミスは
あるあるではあるのですが、相手を混乱させてしまいますので
しっかり送信前に、添付漏れがないかのチェックをします。

となります。

こうして識し始めると、お客様とのやりとりでも
良い例、悪い例などに気づくことがあるかもしれません。

そうした生きた知識や感覚を磨いていけば
メールという顔の見えないやりとりにも
配慮や温度が伴って立派なコミュニケーションになります。

ぜひ、楽しみながら改善していきましょう♩