皆さまこんにちは！テラスの田中です。

社会人になるとまず最初にぶち当たるのが
「電話対応」なのではないでしょうか？

全員が通る道ですが、総務は特にあらゆる方から
電話がかかってくる窓口ですので、とても重要なスキルです。

先輩や上司はすでに慣れていたりして
きちんとしたマナーを丁寧に教わることは意外と少ないので
ここで要点をざっと確認して、慌てないようにしておきましょう♩

全４回シリーズにまとめました！本日は１回目、予めの準備についてです。

今更聞けない電話対応 「事前準備」編

①常にデスクには書き取れるようメモを準備

ノープランで受話器を取ってしまってから
矢継ぎ早に話し始めるお客様も多いので、さっとメモを取れるよう
心算をしておくのは大事です！

おすすめはさっとちぎれるミニメモや付箋。
新人の頃はほとんどが上司に取り次ぐことが多いので
書き留めた内容をさっと渡せるのがスマートな対応です。

②電話機の扱い方を確認

時々あるのですが、「少々お待ちください」と言った後も
保留ボタンが押されず、電話口の相手にやりとりが丸聞こえな状態です。

何か焦ってしまった時も、一旦断って保留を押すことが頭にあれば
不用意な印象を与えずに済みます。

これから「受け方編」「かけ方編」「言葉遣い編」など更新しますが
細かいことに拘らず、まずは丁寧に落ち着いていれば大丈夫♩
最低限、この２つを用意していれば、焦ったり戸惑った時にも
なんとかなります！笑

では、次回は「受け方編」のご紹介です♩