【to総務】業務改善②todoリストを極める

皆さまこんにちは!テラスの田中です。

前回より始まった、
総務の方へのライフハックをご紹介する【to総務】シリーズ

どうしても仕事が集中してしまう総務の方にとって
効率的に作業が進められることは重要事項だと思います!

そこで業務改善のご提案を進めておりますが
本日は2つ目のご紹介です!

②todoリストを極める

同時進行にいくつもの作業を請け負うことが常の総務では
やはり自分の仕事の進捗管理が一番大切だと思います。

現状抱えている仕事をリストアップすることは
すでにみなさん多くの方が自然としているかもしれませんが
「todoリストを極める」というポイントは
ひとつひとつの作業をもっと細かく分けてしまう所にあります!

例えば、「名刺を作成依頼する」という作業を分解すると

  • 1)名刺が必要な社員をヒアリング
  • 2)修正内容、枚数などの確認
  • 3)担当者・業者への発注
  • 4)仕上がった商品の分配
  • 5)最新データの管理・履歴保存

といったような感じでしょうか。

名刺を依頼しなくちゃ、と思うと腰が重くなる所ですが
こうしてもっと細かく作業を分解してみると
とっつきやすくなりませんか?

また、前回ご紹介した業務改善①の通り、
仕事をデータ管理しておけば、2)や3)の作業も楽々ですし
5)に至っては自動で済んでしまうのでさらに効率的です。

何をどれくらいするんだというものを可視化することは
頭の整理にもなるので
少し時間を割いて、todoリストを書いてしまうのはおすすめです!

次回も業務改善について3つ目のポイントをご紹介します♩