皆さまこんにちは！テラスの田中です。

総務の方へのライフハックをご紹介する【to総務】シリーズ
本日は４つ目のご紹介です！

④振り分ける作業を決める

当たり前といえば当たり前ですが、
自分以外の人も動いてくれると作業効率はぐっとあがります。

自分１人で作業ができる量にも限界があるのも事実。

一から十まで全ての作業を自分でまかなってしまうことで
効率自体も悪い、という悪循環にさえなるかもしれません。

とはいえ、案件そのままをぽこんと相手にお願いすると
忙しい人をいたずらに増殖してしまうだけにもなりかねないので
ご提案としては「作業ジャンル」で振り分けるのがいいかと思います。

例えば、名刺発注業務においても

１）名刺が必要な社員をヒアリング
２）修正内容、枚数などの確認
３）担当者・業者への発注
４）仕上がった商品の分配
５）最新データの管理・履歴保存

おそらくこのような流れだと思うのですが、

１）のヒアリング、２）の取りまとめを別の方や部署にお願いするといった
分担ができないか検討するのはとても重要です。

１人で回すのではなく、全体で回す仕組みにすることで
同じ作業を繰り返すシングルタスクがお互い叶いますし
全員が案件を情報共有できると相互チェックができるなどいいことずくめ。

進行管理は自身でしながらも、部署全体で案件を共有することが
あなた１人ではなく、全体の効率アップにもつながるはずです。

１人で始められるものではないかもしれませんが、
一度ご検討してみてほしいやり方です♩

次回も業務改善について５つ目のポイントをご紹介します♩