【to総務】今更聞けないメール対応　前編

皆さまこんにちは！テラスの田中です。

以前、電話対応の基本的なマナーについて調べた際、
そういえばメールにも気づかないところで
マナーを意識できていないことがあるのでは、と
思ったことがありました。

そこで、改めてメールマナーについて
調べてみることにしました！

気をつけたい箇所が意外(？)に多いので
３章に分けてご紹介します！

①文字変換間違いや相手の名前などの誤字チェック

気軽に送れてしまうメールだからこそ
うっかりミスが多いものです。

変換が誤ってしまうことで失礼な文章になっていたり
相手の名前の漢字が違っているなどは
些細なミスなのであえて指摘されないかもしれませんが
だからこそ相手に「せっかちな人」「なんとなく気分が悪い」
といった、気づかないうちにネガティブな印象を
与えてしまうかもしれません。

②長い文章を送らない

冗長な、要領を得ない長文は相手の時間を奪ってしまいます。
メールは挨拶等は１、２行で済ませ
基本的には内容を簡潔に伝えることが好まれます。

ニュアンスまで伝えたい場合は電話でフォロー、
心配りをするならいっそ手紙の方がベター。
メールはあくまでも円滑な業務のためにあると決めて
相手の労力をいたずらに奪わない方が印象が良いはずです。

③読みやすい形式、行送り

これも②に通ずる配慮ですが、長文になると目が忙しいので
良きところで行送りをする方が好ましいです。

また、金額や納期など、重要なことは
しっかりと目に留まる様に箇条書きがベター。
相手の気持ちになって、伝わる努力をしましょう。

以上が前編のマナーです。
基本的なことですが、できていないなと感じた箇所は
意識していきたいですね！
また次回、引き続きご紹介したいと思います♩