【to総務】今更聞けない電話対応 「事前準備」編
皆さまこんにちは!テラスの田中です。
社会人になるとまず最初にぶち当たるのが
「電話対応」なのではないでしょうか?
全員が通る道ですが、総務は特にあらゆる方から
電話がかかってくる窓口ですので、とても重要なスキルです。
先輩や上司はすでに慣れていたりして
きちんとしたマナーを丁寧に教わることは意外と少ないので
ここで要点をざっと確認して、慌てないようにしておきましょう♩
全4回シリーズにまとめました!本日は1回目、予めの準備についてです。
今更聞けない電話対応 「事前準備」編
①常にデスクには書き取れるようメモを準備
ノープランで受話器を取ってしまってから
矢継ぎ早に話し始めるお客様も多いので、さっとメモを取れるよう
心算をしておくのは大事です!
おすすめはさっとちぎれるミニメモや付箋。
新人の頃はほとんどが上司に取り次ぐことが多いので
書き留めた内容をさっと渡せるのがスマートな対応です。
②電話機の扱い方を確認
時々あるのですが、「少々お待ちください」と言った後も
保留ボタンが押されず、電話口の相手にやりとりが丸聞こえな状態です。
何か焦ってしまった時も、一旦断って保留を押すことが頭にあれば
不用意な印象を与えずに済みます。

これから「受け方編」「かけ方編」「言葉遣い編」など更新しますが
細かいことに拘らず、まずは丁寧に落ち着いていれば大丈夫♩
最低限、この2つを用意していれば、焦ったり戸惑った時にも
なんとかなります!笑
では、次回は「受け方編」のご紹介です♩