皆さまこんにちは！テラスの田中です。

電話対応という会社の基本業務マナーを
改めて調べてみようというシリーズですが
本日は３回目ということで、「かけ方」編のご紹介です♩

今更聞けない電話対応 かけ方編

①かける時間帯に気を付ける

忙しい時間帯やお昼休憩中など、電話が邪魔になりやすいと想定できる時間帯は
なるべく避けるのがベターです。

もしどうしてもかける必要がある際には、その旨に一言触れるのが望ましいです。

例：「朝早くにおそれいります。〜」

②「弊社の会社名と名前」をしっかり名乗る。

挨拶の後にはしっかりと明確にどこの誰かを伝えましょう。
「受け方」編でもありましたが、定型文を決めておくといいです。

例「いつもお世話になります。株式会社○○の△△です。」
例「朝早くにおそれいります。株式会社○○の△△でございます。」

③簡潔に用件を伝えた後で、場合によっては担当者への取り次ぎを依頼する

相手がまず知りたいのは「何の要件か」ですので
名乗った後は速やかに用件をまとまりよく伝えましょう。

もし担当者が別にいる場合は、その１レスポンスだけで相手も判断ができ
スムーズに取り次いでくれるので大切です。

④取り次ぎ相手が不在の場合の対応を決めておく

取り次ぎたい担当者が不在の場合、いくつかの可能性があります。

１）改めてこちらからかけ直す
２）改めて先方からかけ直してもらう
３）代わりに用件を伝言してもらう

１）もしくは３）をまず提案し、相手の時間帯が不明瞭な場合においては
２）の提案をもらうようにしましょう。

なるべく相手への負担を減らす配慮が肝心です。

⑤静かに電話を切る

基本的にかけた側が電話を切ることがマナーですが
相手がお客様の場合は相手が切るのを待ちましょう。
「受け方」編の時と同様、そっと静かに切ることを忘れずに！

以上が、簡単ですが電話のかけ方についてでした！
次回は、クッション言葉についてです！