皆さまこんにちは！テラスの田中です。

前回より始まった、
総務の方へのライフハックをご紹介する【to総務】シリーズ

どうしても仕事が集中してしまう総務の方にとって
効率的に作業が進められることは重要事項だと思います！

そこで業務改善のご提案を進めておりますが
本日は２つ目のご紹介です！

②todoリストを極める

同時進行にいくつもの作業を請け負うことが常の総務では
やはり自分の仕事の進捗管理が一番大切だと思います。

現状抱えている仕事をリストアップすることは
すでにみなさん多くの方が自然としているかもしれませんが
「todoリストを極める」というポイントは
ひとつひとつの作業をもっと細かく分けてしまう所にあります！

例えば、「名刺を作成依頼する」という作業を分解すると

• １）名刺が必要な社員をヒアリング
• ２）修正内容、枚数などの確認
• ３）担当者・業者への発注
• ４）仕上がった商品の分配
• ５）最新データの管理・履歴保存

といったような感じでしょうか。

名刺を依頼しなくちゃ、と思うと腰が重くなる所ですが
こうしてもっと細かく作業を分解してみると
とっつきやすくなりませんか？

また、前回ご紹介した業務改善①の通り、
仕事をデータ管理しておけば、２）や３）の作業も楽々ですし
５）に至っては自動で済んでしまうのでさらに効率的です。

何をどれくらいするんだというものを可視化することは
頭の整理にもなるので
少し時間を割いて、todoリストを書いてしまうのはおすすめです！

次回も業務改善について３つ目のポイントをご紹介します♩