皆さまこんにちは！テラスの田中です。

前回から始まった、電話応対シリーズですが
本日は早速「受け方」について見ていきたいと思います！

今更聞けない電話対応 「受け方」編

①２〜３コール以内になるべく取る

これは目安ですが、２〜３コール以上過ぎてしまうと
体感が少し長く感じてしまいます。

けれど過ぎてしまっても「お待たせしました」と断れば問題ありません。

②一声目は「挨拶」と「弊社の会社名」

まず、一声目は定型文を決めておきましょう。

例「お電話ありがとうございます。株式会社○○です。」
例「はい、株式会社○○でございます。」

お客様やお取引先など、あらゆる場合を想定して
会社の代表として気持ちの良い声で始めるのが大事です♩

③相手の会社名・個人名・用件をメモ

事前準備でもご紹介したように、メモを取ることは基本です。
特に初回の電話内容だった場合、担当者が決まっているわけではないので
情報はきちんと自分で把握する必要があります。

簡単にメモを取っておけば忘れる心配はないし、
取り次ぎを求められた場合にもすぐに情報を共有できます！

メモ段階で聞き取りづらかった場合は、遠慮せず復唱して
確認させてもらいましょう。むしろ丁寧な対応なので大丈夫です。

④取り次ぎの場合は、まず担当者がそばにいるか確認

取り次ぎたい担当者が不在の場合、いくつかの可能性があります。

１）改めてこちらからかけ直す
２）改めて先方からかけ直してもらう
３）代わりに自分が用件を聞き引き継ぐ

これを相手に伺い、どの場合でも念の為、相手の電話番号を控えておきましょう。

⑤相手が切るのを待ち、受話器はそっと戻す

これは盲点かもしれませんね！
基本的に相手側が切るのを待ちますが、お互いに待っていると
いつまでも切れませんので、これは様子をみましょう。笑
そしてもし相手が待ってくださっている場合にも不躾にならないよう
受話器をそっと置いてノイズを届けないようにするのがコツです。

いかに丁寧に対応したとしても、最後の印象が残ってしまうので大事ですね。

以上が、簡単ですが電話の受け方についてでした！
次回は、自分からかける時のマナーについてです！